Kebijakan ini menjelaskan bagaimana SiMental (Sistem Manajemen Talenta) mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, dan melindungi data pribadi karyawan. SiMental adalah sistem internal perusahaan yang digunakan untuk pengelolaan talenta, bukan aplikasi publik.
SiMental mengelola data pribadi karyawan yang meliputi, antara lain:
Sebagai batasan yang tegas, SiMental tidak menyimpan data gaji dan tunjangan, nomor KTP maupun NPWP, data keagamaan, data kesehatan, data biometrik, alamat rumah, maupun data lokasi. Sistem juga tidak melakukan pelacakan posisi karyawan dalam bentuk apa pun.
Data digunakan semata-mata untuk keperluan pengelolaan sumber daya manusia, antara lain:
Pengolahan data pribadi mengacu pada Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP), dengan dasar persetujuan karyawan dan/atau kepentingan sah perusahaan dalam rangka hubungan kerja.
Akses dibatasi berdasarkan peran, dan pembatasannya dijalankan oleh sistem — bukan sekadar disembunyikan dari tampilan. Terdapat tiga peran:
Untuk keperluan pemeriksaan hak akses, Super Admin dapat masuk sementara sebagai akun lain. Selama berlangsung, sebuah peringatan tetap tampil di layar, dan tindakan yang dilakukan tercatat atas nama akun tersebut. Awal dan akhir penggunaan fasilitas ini dicatat dalam log aktivitas, lengkap dengan nama pihak yang melakukannya. Fasilitas ini tidak dapat digunakan terhadap sesama Super Admin.
Data disimpan pada peladen perusahaan dengan pembatasan akses berbasis login dan peran. Kata sandi tidak pernah disimpan dalam bentuk aslinya, melainkan diacak satu arah sehingga tidak dapat dibaca kembali oleh siapa pun, termasuk administrator.
Surat keputusan, sertifikat, dan dokumen lain disimpan pada penyimpanan tertutup, bukan pada folder publik. Berkas hanya dapat dibuka melalui aplikasi oleh pengguna yang sudah masuk dan berhak — tidak dapat diakses melalui tautan langsung, sekalipun tautannya diketahui.
Peran tertentu dapat mengekspor data ke berkas Excel atau PDF, dan Super Admin dapat membuat serta mengunduh cadangan basis data yang berisi salinan lengkap seluruh data. Pembuatan, pengunduhan, dan penghapusan berkas cadangan dicatat dalam log aktivitas.
Perlu dipahami: setelah sebuah berkas diunduh, isinya berada di luar kendali sistem. Perlindungan selanjutnya menjadi tanggung jawab pihak yang mengunduh, sesuai ketentuan kerahasiaan yang berlaku di perusahaan.
Untuk keamanan dan keperluan audit, sistem mencatat data teknis berikut:
Catatan ini digunakan untuk menjaga keamanan dan menelusuri perubahan data, bukan untuk menilai kinerja atau mengawasi kehadiran karyawan.
Data pribadi disimpan selama masih diperlukan untuk tujuan pengelolaan talenta, yaitu selama masa kerja karyawan dan jangka waktu tertentu setelahnya sesuai ketentuan internal dan peraturan yang berlaku. Data riwayat jabatan dan penilaian sengaja dipertahankan karena menjadi dasar penelusuran karier dan keperluan audit.
Data pribadi tidak dibagikan kepada pihak ketiga di luar perusahaan, kecuali diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan atau atas persetujuan yang bersangkutan. SiMental tidak menggunakan layanan pelacak, iklan, maupun analitik pihak ketiga.
Sesuai UU PDP, karyawan berhak untuk:
Hak pertama sudah dapat digunakan langsung: setiap karyawan yang memiliki akun dapat melihat data penempatan dirinya melalui menu Profil Karyawan. Untuk perbaikan dan penghapusan, permintaan diajukan melalui kontak pada bagian akhir kebijakan ini.
Kebijakan ini dapat diperbarui sewaktu-waktu. Versi terbaru berlaku sejak tanggal pembaruan yang tercantum di atas.
Untuk pertanyaan atau permintaan terkait data pribadi, silakan hubungi Bagian SDM atau Administrator SiMental melalui kanal bantuan yang tercantum pada halaman FAQ & Panduan di dalam aplikasi.